Seit Juni 2019 nutzt die Bauverein Grevenbroich eG casavi für seine Kunden. Wir haben uns nach knapp 2 Jahren zum Gespräch getroffen, um zu erfahren, welche Erfahrungen man mit casavi im Einsatz gemacht hat, welche Prozesse heute in der Praxis Anwendung finden und wo der Bauverein in der Digitalisierung noch Potential für die Zukunft sieht.
Der Bauverein Grevenbroich ist eine Genossenschaft mit Geschichte: Das vorrangige Ziel einer Wohnungsgenossenschaft – damals wie heute – den MitgliederInnen eine gute, sichere und sozial verantwortbare Wohnungsversorgung zu gewährleisten. Für die mehr als 2.000 MitgliederInnen verwaltet der Bauverein über 1.600 Wohnungen mit knapp 100.000 m² Wohnfläche plus Garagen, Stellplätzen und gewerbliche Einheiten. Gemeinsam mit der 100 %-igen Tochtergesellschaft REWO Wohnungsverwaltung GmbH, bietet der Bauverein ein breit gefächertes Angebot wohnungswirtschaftlicher Dienstleistungen: Von Vermieten bis Verwalten an.
Digitale Angebote ergänzen bestehende Prozesse
Digitalisierung ist natürlich kein Selbstzweck. Beim Bauverein ist man mit der klaren Zielsetzung gestartet, interne Abläufe zu vereinfachen und spürbare Vorteile für die MitgliederInnen zu schaffen. Daher stand der Wunsch nach einem zentralen Kommunikationskanal in Form von Kundenportal & App bei der Suche im Vordergrund. Die Integrierbarkeit über Schnittstellen an bereits vorhandene Anwendungen war ein weiteres Entscheidungskriterium. Beides hat man bei casavi gefunden. “Digitale Angebote sind für eine moderne Verwaltung unserer Größe ein notwendiger Standard. Sie sparen uns Zeit und werden von MieterInnen heute teilweise auch erwartet” so Miriam Trapp.
Die SmartPost ist ein zentraler Mehrwert
Der klassische Postversand ist auch bei Verwaltungen mit digitalem Fokus auf absehbare Zeit nicht wegzudenken. Doch der Zeitaufwand lässt sich mit elektronischem Postversand erheblich reduzieren. Je nach Kundenpräferenz können Unterlagen vollständig digital verschickt werden oder die analogen Tätigkeiten Eintüten, Frankieren, Versenden fallen schlicht weg. Auf diesem Weg ist auch die Arbeit aus dem Home Office für die Verwalter beim Bauverein problemlos möglich. Ergänzend dazu versucht man die Kunden weiter aktiv von den Vorteilen des Kundenportals und der App zu überzeugen. So werden Unterlagen bereits vorab zum Download im Kundenportal angeboten und zusammen mit den regelmäßig anfallenden Postsendungen, werden immer wieder Einladungen zum Kundenportal versendet. “Speziell für ältere MieterInnen wird der postalische Versand noch eine ganze Weile notwendig sein. Mit der SmartPost bieten wir unseren Kunden aber die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, auf welchem Weg sie ihre Post von uns bekommen möchten.” erzählt uns Miriam Trapp vom Bauverein Grevenbroich.
API-Schnittstellen: Mit Wowiport und casavi in die cloud
Schnittstellen spielen eine wichtige Rolle, damit casavi und andere Systeme optimal ineinandergreifen. Aktuell arbeitet der Bauverein an der Einführung von Wowiport als Buchhaltungssystem, kombiniert mit einer Schnittstelle an das CRM von BTS. Von dort aus werden Stammdaten via API weiter an casavi übertragen. In Zukunft wäre auch eine direkte Anbindung von casavi inklusive Dokumentenübergabe möglich. Hier bleibt abzuwarten, welche Variante am besten zu den bestehenden Anforderungen passt.
Weiteres Potential in der Cloud
Für die Zukunft sieht der Bauverein sein Potential in der Cloud: Der Wechsel zur webbasierten Lösung Wowiport ist da der nächste logische Schritt, um weitere Prozesse zu automatisieren und Anbindungsmöglichkeiten sowie Dokumentenübergaben weiter zu verbessern. In der Ausweitung und Weiterentwicklung bestehender Schnittstellen sieht die Bestandsverwalterin Miriam Trapp für sich und Ihre KollegInnen noch erhebliches Potential, Arbeiten zuverlässig und nachvollziehbar zu vereinfachen.
Die offene Schnittstellenkultur von casavi und vielen bereits vorhanden Partnerlösungen werden hier sicherlich einen wichtigen Beitrag leisten, den Bauverein Grevenbroich zukunftssicher aufzustellen.
