Zusatznutzen für Eigentümer:innen: Mag. Franz Bittendorfer digitalisiert Dokumentenbereitstellung und Kundenkommunikation

Case Study mit Mag. Franz Bittendorfer – Immobilientreuhänder

„Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit. Digitalisierung ist ein Zeichen der Zeit und jedes Unternehmen ist gut beraten, sich diesem Thema zu stellen“, bringt Mag. Franz Bittendorfer, Eigentümer der Mag. Franz Bittendorfer – Immobilientreuhänder , seine Sichtweise auf digitale Veränderungsprozesse in der Immobilienbewirtschaftung auf den Punkt. 

Dokumentenmanagement optimieren mit Verwaltungssoftware für Immobilien

Das Wiener Unternehmen, damals noch in einer etwas anderen Form, existiert bereits seit den 70er Jahren und hat in diesen mittlerweile fünf Jahrzehnten erwartungsgemäß bereits zahlreiche Veränderungen durchlaufen. Franz Bittendorfer, der das Unternehmen seit dem 1. Juli 2000 leitet, hat viele davon selbst mitbekommen und schon früh auf die Digitalisierung gesetzt. Für hausbezogene Dokumente kam bislang eine andere branchenfremde Softwareanwendung zum Einsatz, um Eigentümern Unterlagen via Onlineportal zur Verfügung zu stellen. „Diese Anwendung ist im täglichen Gebrauch relativ umständlich und kaum intuitiv zu bedienen“, erklärt Bittendorfer. Seit November 2019 setzt das Unternehmen daher auf die Kommunikations- und Produktivitätsplattform von casavi, die Herausforderungen und Bedürfnisse von Immobilienverwaltern besser erfüllt.

Rollout nach erfolgreicher Testphase

Aufmerksam auf casavi wurde Franz Bittendorfer durch Mitbewerber und eine darauffolgende Internetrecherche. Nachdem sich der Geschäftsführer inhaltlich näher mit casavi auseinandergesetzt hat, ging alles ganz schnell:

„Wir haben uns in einem ersten Schritt entschlossen, in einer Art Probezeit einige wenige Objekte mit casavi auszustatten. Schon während dieser Testphase wurde mir durch das positive Feedback der Eigentümer allerdings klar, dass wir die Anwendung flächendeckend für den gesamten Bestand einführen werden.“

Mag. Franz Bittendorfer

Auf diese Weise können die Vorteile der Digitalisierung optimal genutzt werden, die Nutzung in einzelnen Liegenschaften erhöht die Komplexität hingegen eher. Mittlerweile kommt casavi in allen 1.500 Einheiten zum Einsatz. Den finalen Ausschlag hierfür gaben die vielfältigen, praxiserprobten Möglichkeiten, die casavi seinen Kunden bietet. „Bereitstellung von Dokumenten, Chat-Funktion, Mitteilungen etc. und die fortlaufenden Erweiterungen haben uns überzeugt“, so Bittendorfer. 

Vielfältige Einsatzgebiete der Verwaltungssoftware für Immobilien

Das Einsatzgebiet von casavi ist dabei stetig gewachsen. Zu Beginn war die Plattform lediglich als Online-Dokumentenarchiv für alle hausbezogenen Unterlagen, Vorschreibungen und Abrechnungen gedacht. Heute haben Eigentümer die Möglichkeit, Schadensmeldungen oder ähnliche Anfragen direkt über die App an Bittendorfer Immobilien zu senden, die dieser dort über das integrierte Vorgangsmanagement-System effizient weiterverarbeiten kann. Gleichzeitig dient casavi als Mitteilungsportal, wenn in einem Objekt oder sogar objektübergreifend Informationen kommuniziert werden. Auch als Chatsystem für Eigentümer untereinander wird die Plattform mittlerweile genutzt. Für Franz Bittendorfer steht beim Einsatz der Zusatznutzen für seine Kunden im Vordergrund:

„Über casavi können die Eigentümer uns erreichen und wir Ihnen außerdem Informationen und Dokumente digital zur Verfügung stellen. Nach wie vor versenden wir Einladungen und Protokolle aber auch per E-Mail sowie Post und sind für Eigentümer per Telefon oder E-Mail erreichbar.“

Mag. Franz Bittendorfer

Schnittstellen zwischen casavi und Hausverwaltungs-Software

Einer der entscheidenden Vorteile von casavi ist zudem die Anbindung an die gängigsten Verwaltersoftwaresysteme am österreichischen Markt. Überzeugt hat Bittendorfer daher auch die Schnittstelle zwischen casavi und der ebenfalls im Unternehmen eingesetzten Software andromeda easy pro:

„Die Praxis zeigt, dass diese Schnittstelle das tägliche Arbeiten wesentlich erleichtert.“

Mag. Franz Bittendorfer

Dank der Partnerschaft zwischen andromeda und casavi können die Anwender der Software ihre Kommunikations- und Servicevorgänge noch kundenfreundlicher gestalten, zum Beispiel durch den digitalen Austausch mit Eigentümern, Mietern sowie Dienstleistern. Gemeinsam wurde eine automatisierte Daten- und Dokumentenübertragung entwickelt, um den Anwendern von andromeda easy pro ein effizientes und integriertes Arbeiten mit casavi zu ermöglichen.

Als Immobilientreuhänder die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen

Auch deshalb empfiehlt Bittendorfer Kollegen casavi uneingeschränkt weiter: „Mit einer vollautomatischen Übernahme aller Stammdaten ist die Neuanlage eines Objekts in wenigen Minuten erledigt. Darüber hinaus sehen die Kunden, dass man modern und zeitgemäß arbeitet.

„Bei den Eigentümern kommt die casavi-Plattform gut an, das Feedback ist ausschließlich positiv.“

Mag. Franz Bittendorfer

Für die digitale Zukunft kann sich Franz Bittendorfer vorstellen, Hausversammlungen per Videokonferenz durchzuführen: „Abstimmungen nicht mehr in Papierform, sondern als digitale App hat sicherlich auch Zukunft. Einzig der Gesetzgeber muss uns diese Möglichkeit auch einräumen, denn momentan wäre eine Onlineabstimmung im Wohnungseigentumsgesetz gar nicht gedeckt.“ Mit casavi fühlt er sich aber auf die zukünftigen Herausforderungen der Immobilienbewirtschaftung bestens vorbereitet.