Case Study mit der Bayerischen Hausbau
Mit 141 Objekten im Bestand und rund 200 Mitarbeitern ist die Bayerische Hausbau eines der größen integrierten Immobilienunternehmen in Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in München hat die Zeichen der Zeit früh erkannt und bereits einige Digitalisierungsprojekte mit PropTechs umgesetzt. Neben einer eigenen Abteilung für Digitalisierung sind auch immer die Spezialisten aus den jeweiligen Fachabteilungen in die IT-Projekte mit eingebunden. Seit 2018 wird das Asset- und Property Management durch Lösungen von casavi unterstützt. Vorausgegangen war diesem Schritt ein interner Digitalisierungsworkshop, in dem unter anderem eine geeignete Plattform zur Mieterkommunikation gesucht wurde.
„Ausschlaggebend für casavi war die Übersichtlichkeit der Software, die einfache Bedienbarkeit sowie der klare Fokus auf den Mehrwert für unsere Kunden“
Christian Gebhard, Bayerische Hausbau
Zuvor gab es kein Portal, dass alle Beteiligten rund um die Immobilie zusammengeführt hat und eine gemeinsame Kommunikationsplattform bot – hoher Abstimmungsaufwand und Fehleranfälligkeit waren die Folge. Heute dient casavi sowohl als Ticketsystem als auch als gemeinsame Kommunikationsplattform mit Mietern und zur Koordination von Dienstleistern, zum Beispiel Facility Managern oder Handwerkern. Auch als Community-Plattform zur Vernetzung der Mieter findet casavi Anwendung.
Problemlose Anbindung verschiedener Anwendungen
Für die reibungslose Implementierung von casavi in die Systemlandschaft der Bayerischen Hausbau ermöglicht casavi die Zusammenarbeit mit weiteren Anwendungen, wie z.B. SAP oder das Mängelmanagementsystem docma MM. Über die casavi-API ist eine Anbindung problemlos möglich. „Durch die Bereitstellung ihrer offenen API zur Anbindung von Fremdsystemen unterstützt und optimiert casavi unsere Prozesse“, erklärt Gebhard. Thomas Michl, Teamleiter bei der Schörghuber Corporate IT, dem internen IT-Dienstleister der Bayerischen Hausbau, merkt an:
„Mieterstammdaten, Liegenschaften und Mieteinheiten werden aus SAP tagesaktuell nach casavi importiert. Darüber hinaus werden Mängel über eine eigene Schnittstelle mit der führenden Mängelmanagement-Lösung docma MM von edr software mit casavi synchronisiert.“ Das Ergebnis: „Wenn sich in docma MM der Status des Mangels ändert (z. B. Mangelanzeige, Nachfristsetzung, Erledigung) wird in casavi automatisch ein Kommentar zum zugehörigen Vorgang angelegt, der den Mieter über den Fortschritt der Mangelbearbeitung informiert“
Thomas Michl, Schörghuber Corporate IT
Bis die Bearbeitung in docma MM abgeschlossen ist, wird der Bearbeitungsstatus in casavi entsprechend gekennzeichnet. Zukünftig soll zudem durch die Kombination aus casavi und einem angebundenen Dokumentenmanagement-System eine vollautomatisierte Bereitstellung von vertragsspezifischen Dokumenten wie z. B. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Übergabeprotokolle ermöglicht werden.
Konsequenter Einsatz im Quartier Welfengarten
Die erfolgreiche Zusammenarbeit wurde 2019 auf das Neubauprojekt „Welfengarten“ in München ausgeweitet. Hier entstanden 390 Wohneinheiten, 320 davon im Bestand der Bayerischen Hausbau, eine Kindertagesstätte, eine Gastro- sowie fünf Gewerbeeinheiten. Seit Bezug im April 2020 wird casavi hier konsequent zur Kommunikation eingesetzt. Mit Erfolg:
„94 Prozent der Mieter haben sich bereits auf casavi registriert“
Kilian Seestaller, Bayerische Hausbau
Anna Brunert, kaufmännische Objektmanagerin, fügt hinzu: „Die neuen Mieter konnten via casavi einen Terminslot für ihren Umzug buchen, schon vor dem Einzug ihre Daten für die Beschriftung der Klingelschilder eingeben und an einer Umfrage zur Dimensionierung des Angebots an Ladestationen für Elektroautos teilnehmen“. Besonders beliebt bei den neuen Bewohnern ist der Community-Bereich. Er wird beispielsweise genutzt, um das Teilen von Werkzeugen oder Laufrunden zu organisieren und sich bezüglich der Küchenplanung oder dem passenden Internetanbieter auszutauschen. „Zwischen Januar und Mai 2020 wurden bereits mehr als 100 Beiträge veröffentlicht“, berichtet Brunert. Ohne casavi wäre die Organisation des Bezugs der Bewohner deutlich aufwendiger gewesen. „Aufgrund der fehlenden Standardisierung wären massenweise E-Mails und Telefonate bei uns eingegangen. ”, erklärt Brunert. In Zukunft soll das Angebot stetig ausgebaut werden: „Geplant ist die Installation von digitalen Haustafeln in allen 21 Hauseingängen, die Integration von drei Paketboxen und – sobald technisch möglich – die unterjährige Übermittlung der Zählerstände”, sagt der Asset Manager Seestaller. Dank der nahtlosen Integration kann die Steuerung problemlos über die eigens von casavi für die Bayerische Hausbau entwickelte App erfolgen.
Mieter schätzen neue Kommunikationsmöglichkeiten
Das Angebot, Anfragen digital zu stellen und automatisch über den Bearbeitungsstatus informiert zu werden, wird von den Mietern der Bayerischen Hausbau stark genutzt und die Leistung durchweg positiv bewertet: bei den 176 bis Ende Mai generierten Bewertungen vergaben sie im Schnitt 4,77 von 5 Sternen. Doch nicht nur die Mieter, sondern auch die Mitarbeiter schätzen casavi:
„Die Plattform ist ein rundum gelungenes Produkt, welches meine tägliche Arbeit spürbar erleichtert. Die Bedienung funktioniert schnell und intuitiv, sodass Mieter aktuell, transparent und nachvollziehbar informiert werden können“
Anna Brunert, Bayerische Hausbau
„casavi unterstützt uns dabei, Liegenschaften optimal zu verwalten und Mieter zielführend zu informieren. So schaffen wir es, die Zufriedenheit zu steigern und mit der Zeit zu gehen“, ergänzt Seestaller.
Künftige Herausforderungen
Die Herausforderungen der Bayerischen Hausbau für den künftigen Einsatz von casavi sind der vollautomatisierte Versand von Nebenkostenabrechnungen aus SAP sowie die Erweiterung des Community-Bereichs, so dass sich die Mieter über casavi auch untereinander austauschen können.
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