In diesem Ratgeber stellen wir Ihnen 5 praktische Softwarelösungen vor, wie Sie als digitale Immobilienverwaltung verschiedene Aufgaben rund um ihre Liegenschaften effizienter meistern.
Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist eine komplexe Aufgabe, die viele Pflichten umfasst und Risiken mit sich bringt. Als Eigentümer oder extern berufener Verwalter müssen Sie unzählige kaufmännische, technische, organisatorische und rechtliche Aufgaben erfüllen, die durch das Wohnungseigentumsgesetz an Sie übertragen werden.
Dazu gehören unter anderem die Buchführung, die Prüfung von Einnahmen und Ausgaben, die Betreuung von Instandsetzungsarbeiten, die Erstellung von Abrechnungen, die rechtliche Vertretung der Eigentümergesellschaft, das Forderungsmanagement bei Zahlungsrückständen und vieles mehr.
Aufgrund des weitgefächertes Aufgaben Portfolios und der damit verbundenen hohen Verantwortung, die im Rahmen der Verwaltung anfällt, ist ein ordnungsgemäßes und strukturiertes Handeln erforderlich. Gerade in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung, reicht es nicht, von der gängigen Software wie Microsoft Excel oder gar Aktenordnern und Papierwirtschaft Gebrauch zu machen.
Handschriftlich ausgefüllte Versammlungsprotokolle, langandauernde Bearbeitungsprozesse, Terminkoordination per Brief oder verlorene Schlüssel sind leider immer noch zu oft die Realität für viele Verwalter, obwohl das lange nicht mehr zeitgemäß ist. Analoge Prozesse bieten kaum Transparenz und erhöhen den Aufwand sowie das Fehlerrisiko, welches durch die Anwendung von bereits vorhandenen technischen Lösungen auf dem Immobilienmarkt vermieden werden kann. Denn es gibt schon viele Unternehmen die bestehende Prozesse weiterentwickeln und effizienteres Handeln ermöglichen.
Wir haben 5 bereichsübergreifende Softwareanwendungen für die digitale Immobilienverwaltung näher betrachtet, mit denen Sie Ordnung und Struktur in ihren Arbeitsalltag einbringen können und am Ende kostbare Zeit und Nerven sparen.
1. Caya – Digitalisierung der Briefpost
Als Verwalter haben Sie es mit einer großen Menge an Briefen und Briefverkehr zu tun, vor allem mit Ihren Mietern und externen Dienstleistern, wie zum Beispiel Handwerkern und Stromlieferanten. Mit CAYA können Sie Ihre Eingangspost ganz einfach digital empfangen.
Dies bedeutet weniger Papierkram und mehr Freiheiten, da praktische Funktionen wie Ordner und Volltextsuche die Bearbeitung und Archivierung Ihrer Post stark vereinfachen.
Auch lassen sich mit dem digitalen Briefkasten von CAYA wichtige Dokumente leichter mit Mitarbeitern im Home Office teilen (aktuell verstärkt durch die Corona-Krise) und gehen garantiert nicht verloren. Das schafft Transparenz und Übersichtlichkeit.
Über die verschiedenen Integrationen, die über CAYA angeboten werden, können Sie zudem mehrere Lösungen miteinander verknüpfen und so bestimmte Briefe direkt an ihr Immobilienmanagement-System weiterleiten.
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2. KIWI.KI – Digitales Schlüsselmanagement
Verlorene Schlüssel oder ungenaue Schlüsselübergaben sorgen bei Verwaltern regelmäßig für Kopfzerbrechen und zusätzlichen Stress. Irgendetwas geht da immer schief. Denn physische Metall-Schlüssel sind genauso unpraktisch wie die physische Datendokumentation. Sie sind Kosten- und Platzintensiv und zudem ein Hygieneproblem.
Die Technologie von dem PropTech-Unternehmen KIWI.KI löst dieses jedoch und erspart Verwaltern durch schlüssellose Zugangssysteme und die digitale Verwaltung von Zutrittsrechten eine Menge Nerven.
Durch die Vergabe und den Entzug im dem KIWI Portal or der mobilen KIWI App ist eine Echtzeit-Verwaltung möglich. Und dabei ist es unwichtig, wo Sie sich als Verwalter befinden, im Home-Office oder auch vor Ort. Das Risiko des Schlüsselverlustes wird dabei auf null minimiert.
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3. Bonify – Digitale Mieterselbstauskunft
Einer der ersten Schritte im dem Vermietungsprozess der Verwaltung ist die Bonitätsprüfung bzw. die Mieterselbstauskunft. Leider nutzen viele Verwalter das klassische Schufa Verfahren, das mit Papier Anträgen und physischem Briefverkehr verbunden ist und erheblichen Zeitaufwand für die Verwaltung, aber auch für die Mietinteressenten bedeutet.
Auch hier gibt es eine gut funktionierende Softwarelösung, mit der Sie die Kreditwürdigkeit von potentiellen Bewerbern sehr einfach bewerten können – bonify. Alle benötigten Daten stellt bonify in einem Online-Dokument automatisiert jedoch mit den höchsten Datensicherheitsstandards zusammen, und ist somit eine kostengünstigere und effektivere Alternative für Immobilienunternehmen.
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4. Everreal – Digitale Vermarktung und Vermietung
Leerstand in der Immobilienverwaltung, vor allem in Großstädten, ist selten, aber kommt dennoch vor. Auch da gilt es, den anschließenden Vermarktungsprozess möglichst digital zu gestalten. Zum Vermietungsprozess gehört alles von Erstellung eines Exposés bis hin zum Abschluss des Mietvertrages – alles Punkte, die bei der manueller Bearbeitung enorme zeitliche und personelle Ressourcen beanspruchen.
Mit EverReal haben Sie eine ganzheitliche Softwarelösung für die Vermietung von Immobilien, die den kompletten Vermietungsprozess über eine Plattform abbildet und Verwaltern den Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Sie ist einfach in der Handhabung, mobil optimiert und mit zahlreichen Funktionen ausgestattet die schnelle Reaktionen und effizientes Arbeiten ermöglichen.
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5. Kugu – Digitales Gebäudemanagement
Eine Plattform für digitales Gebäudemanagement: Kugu kombiniert IoT und AI, um Gebäudedaten in Echtzeit verfügbar zu machen, digitale Mehrwerte zu schaffen und die Energieeffizienz zu erhöhen.
Mit KUGUs smarter Lösung werden Heiz- und Wasserkosten in wenigen Minuten abgerechnet oder die zeitaufwändige Wartung der Rauchmelder ganz einfach automatisiert. So spart man sich Zeit und aktiviert zusätzliche Umsatzpotenziale – vollständig modular aufgebaut und basierent auf offenen Funkstandards (OMS) bei der Datensammlung.
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Wie Sie sehen, sind die Aufgaben eines Verwalters sehr vielseitig und komplex, doch Sie können sich einzelne Arbeitsschritte oder sogar vollständige Prozesse erleichtern, indem Sie unsere Tipps zu Ihren Gunsten nutzen. Es besteht weiterhin auch die Möglichkeit, mehrere von den genannten Softwarelösungen zu kombinieren um Medienbrüche zu vermeiden und von Synergieeffekten zu profitieren.
Lesen Sie hier mehr zu der Integration zwischen Casavi und CAYA
Gastbeitrag von Daniel Jach von caya
