Die Immobilienwirtschaft befindet sich im Wandel und digitale Tools verändern den Arbeitsalltag. Doch was bedeutet das konkret für junge Fachkräfte, die in dieser Branche tätig sind? Wir haben uns mit Thomas Lück unterhalten, der sowohl das Immobilienmanagement als auch die Software-Seite bestens kennt – denn sein beruflicher Weg führte ihn von der Immobilienverwaltung zu casavi. Wie Thomas als junge Fachkraft vom Anwender zum Experten wurde und wie die Digitalisierung seinen Arbeitsplatz und die gesamte Branche verändert.
„Es ist schön, zu sehen, dass auch im Kontext der Digitalisierung der Mensch als wichtigster Akteur im Mittelpunkt steht.“
Interview mit Thomas Lück, Account Manager bei casavi
Thomas, wer bist du und was ist deine Rolle?
Thomas: Mein Name ist Thomas, ich bin 28 Jahre alt und lebe in Oldenburg. Davor habe ich fünf Jahre in Hamburg gelebt und dort im Immobilienmanagement gearbeitet. Ich war verantwortlich für sämtliche Abläufe, Tätigkeiten und Entwicklungen rund um einen Immobilienbestand. Heute bin ich im Account Management bei casavi tätig.
Wie kamst du erstmals mit digitalen Tools in Berührung?
Ich habe zuvor in einem Family Office gearbeitet und war dort zum ersten Mal mit Fragestellungen rund um die Digitalisierung und Automatisierung von immobilienspezifischen Prozessen konfrontiert. Wichtig war vor allem die Kommunikation in Richtung der Verwaltungen und der transparente und jederzeit vollumfängliche Informationsabruf sämtlicher Daten. Diese Fragestellungen begleiteten mich in meiner Tätigkeit als Property Manager weiter. Ziel war es, ein papierloses und automatisiertes Immobilienmanagement zu etablieren und den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden.
Wie sah dein Arbeitsalltag in der Verwaltung aus, bevor digitale Lösungen eingeführt wurden?
Ich hatte das Glück, dass ich mich in ein gut vorbereitetes Nest setzen durfte. Die meisten grundlegenden Prozesse waren bereits digital abgebildet. Zu vielen Teilschritten gab es zudem Automatisierungen, die mir viel Arbeit abgenommen und Freiraum geschaffen haben. Ein manueller Eingriff durch mich war an vielen Punkten weiterhin notwendig. Das wurde im Laufe der Zeit immer weiter minimiert.
Was waren die größten Herausforderungen?
Koordinierung von Vorgängen
- Kommunikation mit Mietern, Handwerkern und Dienstleistern
- Rücksprache mit Eigentümern
Dokumentation
- Stammdatenpflege
- Interne und externe Kommunikation
Außentermine
- Abnahmen, Übergaben und Objektbegehungen
- Abstimmung zu Baumaßnahmen
Sonderleistungen
- Politische und soziale Anforderungen
- Eigentümerwünsche
- Rechtliche Angelegenheiten
Welche Erwartungen hattest du an Softwarelösungen?
Besonders wichtig waren für mich immer eine intuitive Bedienung, übersichtliche Oberflächen, Transparenz über mehrere Ebenen hinweg, die reibungslose Übertragung von Daten und Informationen, die Automatisierung von wiederkehrenden und einfachen Aufgaben, Unterstützung bei der Entscheidungsfindung sowie ein schneller und zuverlässiger Support.
Wie hat sich dein Arbeitsalltag durch digitale Tools verändert?
Grundlegend. Auch wenn ich digital affin bin: Für mich bedeutete die Digitalisierung von Prozessen zunächst, dass ich in meinen Handlungen umdenken und mich entwickeln musste. Und das hat meinen Arbeitsalltag und den des ganzen Teams massiv erleichtert und positiv geprägt. Die positiven Effekte haben uns den Freiraum gegeben, sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren zu können. Und wenn es jedem einzelnen Teammitglied besser ergeht, wirkt sich das positiv auf das Team im Gesamten aus. Es ist schön, zu sehen, dass auch im Kontext der Digitalisierung der Mensch als wichtigster Akteur im Mittelpunkt steht.
Gab es auch Herausforderungen?
Meiner Erfahrung nach spalten sich die Meinungen häufig am stärksten bei der Debatte “Altbewährtes oder Neues”. Im Kontext der Digitalisierung ist das kein seltener Konflikt. Viel Arbeit findet erstmal im Kopf statt und man ist auf reibungslos funktionierende Prozesse und Technik angewiesen. Doch die Vorteile überwiegen allemal und die Arbeit, sich mit Lösungen für ein digitales Konzept auseinanderzusetzen, lohnt sich definitiv. Meine Arbeit wurde transparenter, messbarer und somit effizienter. Prozesse konnten schneller abgewickelt werden und jeder hatte Zugriff auf alle notwendigen Informationen, die für die jeweilige Person wichtig waren. Diese Vorteile können aber nur vollständig ausgeschöpft werden, wenn die Menschen dahinter vorausgehen: Digitalisierung beginnt mit Arbeit im Kopf.
Welche Rolle spielte casavi dabei?
Der relevanteste Anforderungsbereich innerhalb des Immobilienmanagements ist die Kommunikation. Es gibt sehr viele Prozesse und Beteiligte. Die vielleicht wichtigste Gruppe sind die Eigentümer und Mieter. Sie müssen stets informiert sein und fordern zurecht eine zuverlässige, transparente und sinnvolle Kommunikation ein. Dadurch, dass casavi genau hier ansetzt, an der Kommunikation zwischen der Verwaltung und den Eigentümern und Mietern, spielte casavi in meiner täglichen Arbeit eine zentrale Rolle. Es wurde täglich genutzt und hat den meisten Einfluss auf meine Arbeit genommen. Ich möchte mir gar nicht erst vorstellen wie mein Arbeitsalltag ohne casavi ausgesehen hätte.
Was hat dich dazu bewegt, zu einem Softwareanbieter zu wechseln?
Der Wechsel zu einem Softwareanbieter bietet mir die Möglichkeit, meine Erfahrungen und mein Wissen zu teilen und einen Beitrag zur Entwicklung der Branche leisten zu können. Wir arbeiten partnerschaftlich Hand in Hand und gehen einen gemeinsamen Weg.
Warum sollten Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen in digitale Prozesse investieren?
Um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Zukunft wird durch den Einsatz von Softwarelösungen geprägt sein und Kunden sowie Mitarbeitende werden einen Standard an digitalen Lösungen und Automatisierung einfordern. Wer noch zögert, dem rate ich, sich zwei Fragen zu stellen:
- Welche Prozesse haben wir in unserem Unternehmen? Hier von den Kernprozessen bis zu den kleinsten Prozessen alles mit einbeziehen und Schritt für Schritt auseinandernehmen, um zu erkennen, wo es Hemmschwellen und Potentiale gibt.
- Wie sieht die Immobilienwirtschaft der Zukunft aus und wie sieht mein Unternehmen in 5-10 Jahren aus?
Zu diesen Fragen kommt die wichtigste Komponente dazu: Die Menschen, die im Unternehmen arbeiten und die, die dort zukünftig arbeiten sollen. Besonders im Hinblick auf den Fachkräftemangel und junge Fachkräfte. Diese Menschen mit einzubeziehen ist essentiell und durch den Blick in die Zukunft kann man gemeinsam erarbeiten, was notwendig ist, um in einem digitalen Umfeld klarzukommen. Zudem kann man sich mit anderen, die den Weg bereits gehen, austauschen. Erfahrungswerte sind in diesem Thema sehr wichtig, um teure Fehler zu vermeiden und von Anfang an auf eine zukunftsträchtige Strategie zu setzen.
Welche Botschaft möchtest du der Branche mitgeben?
Wir sind auf dem richtigen Weg. Es ist ein großer Kraftakt, sich an den modernen Standard anzupassen und diesen auch fortlaufend zu halten. Digitalisierung beginnt da, wo man genau jetzt steht und nicht erst mit dem Kauf der ersten Softwarelösung. Besonders in der Immobilienbranche sind die zugehörigen Change-Prozesse sehr umfangreich. Doch die Arbeit lohnt sich. Die Digitalisierung der Branche befindet sich noch sehr am Anfang und birgt bei entsprechender Annahme und Entwicklung riesige Chancen für alle Beteiligten. Was viele nicht wahrnehmen: Die Immobilienwirtschaft ist eine der tragenden Säulen in unserer Wirtschaft und Gesellschaft und ihre Arbeit hat massive Auswirkungen auf unser aller Leben. Jeder möchte (schön) wohnen und jedes Unternehmen kann nur in funktionierenden Gebäuden wirtschaften. Die Immobilienwirtschaft schafft die Rahmenbedingungen dafür und wird besonders in der Zukunft einen immer höheren Stellenwert erreichen. Darauf arbeiten wir gemeinsam hin.
Haben Sie jetzt Lust bekommen, casavi auszuprobieren? Dann nehmen Sie gerne den persönlichen Kontakt zu uns auf.
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