Digitale Transformation in der Immobilienbewirtschaftung: Einblicke und Tipps von der Arlewo AG

In der Welt des Online-Shoppings ist es bereits selbstverständlich geworden, jede Bewegung unserer Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen. Ob es die Pizza ist, die wir nach einem langen Arbeitstag per App bestellen, oder das neueste Elektronik-Gadget – wir bleiben ständig informiert. Diese Transparenz und Flexibilität, die die Digitalisierung in unseren Alltag bringt, haben die Erwartungen von Konsumenten revolutioniert und bieten uns ein neues Mass an Sicherheit.

Aber wie können wir diesen neuen digitalen Standard und die damit einhergehenden Erwartungen der Mieter und Mieterinnen erfolgreich in der Immobilienbewirtschaftung umsetzen und erfüllen? Um diese Frage zu beantworten, haben wir Tim Bürgler, Chief Digital Officer der Arlewo AG, zum Interview eingeladen. Er teilt seine Einsichten darüber, wie technologische Innovationen die Immobilienbranche transformieren.

Tim, welche Strategien verfolgt ihr, um den erhöhten Erwartungen der Mieterinnen und Mieter an eure Dienstleistungen gerecht zu werden?

Tim Bürgler: Unsere Strategie konzentriert sich auf die Digitalisierung und Automatisierung unserer Prozesse, um eine hohe Transparenz und Effizienz zu gewährleisten. Wir wollen so einen digital-persönlichen Service anbieten. casavi spielt dabei eine zentrale Rolle, da es uns ermöglicht, Mieteranfragen schnell zu bearbeiten und Dokumente zentral bereitzustellen. So können Mieterinnen und Mieter jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen und bei Problemen ihre Anliegen unkompliziert melden. Das gleiche gilt auch für unsere Stockwerkeigentümergemeinschaften.

Kannst du uns einen spezifischen Prozess vorstellen, in dem die Integration von casavi einen deutlichen Vorteil für eure Abläufe gebracht hat?

Tim Bürgler: Eine tolle Erfolgsgeschichte ist der Prozess rund um die Erstvermietung. Durch casavi können wir alle vorhandenen Informationen vorab digital bereitstellen, was die Übergabe deutlich effizienter macht. Zudem ermöglicht die Plattform eine nahtlose Kommunikation zwischen den Mietern und unserem Team, was bei Fragen oder Unklarheiten während der Einzugsphase von grossem Vorteil ist. Gerade, wenn sich etwas ausserplanmässiges ereignet. Dies hat einen spürbar positiven Einfluss auf die Zufriedenheit der Mieterinnen und Mieter, was sich in zufriedenen Rückmeldungen und einer sehr hohen Registrierungsquote zeigt. Auch für die Betreuung unserer Stockwerkeigentümergemeinschaften eignen sich die Prozesse in casavi. So lassen sich Versammlungen ideal vorbereiten und die Eigentümer:innen haben alle Informationen jederzeit griffbereit.

Das klingt nach einer erfolgreichen Einführung. Welche quantifizierbaren Mehrwerte hat die Digitalisierung euch seither gebracht?

Tim Bürgler: Die Digitalisierung bringt eine kontinuierliche Effizienzsteigerung. Wir verzeichnen beispielsweise weniger telefonische Anfragen, da viele Informationen nun direkt über die Plattform verfügbar sind. Auch der klassische Briefversand ist deutlich zurückgegangen. Das lässt sich in den jährlichen Kosten für Papier, Versandmaterial sowie Druck- und Portokosten erkennen. Andere Mehrwerte lassen sich nicht direkt messen, sind aber trotzdem spürbar. Natürlich sind im Gegenzug nun die IT-Aufwände gestiegen und die Komplexität der IT-Umgebung hat zugenommen. Diese Investitionen sind jedoch essenziell, um langfristig eine stabile und zukunftsfähige digitale Infrastruktur zu gewährleisten.

Ihr habt euch für casavi entschieden, ein deutsches Tool – war der hohe europäische Datenschutzstandard dabei ausschlaggebend?

Tim Bürgler: In erster Linie haben uns die Benutzerfreundlichkeit und Möglichkeiten überzeugt. Aber ja, mit deutschen Tools ist ein hoher, europäischer Datenschutzstandard schon länger gewährleistet. Ein Thema, welches in der Schweiz erst seit September 2023 stärkere gesetzliche Bestimmungen kennt. Als Immobilien-Dienstleister tragen wir eine grosse Verantwortung für die Daten unserer Kunden, weshalb die konforme Datenverarbeitung durch casavi ein wichtiger Mehrwert ist.

Mit über 40‘000 verwalteten Objekten und mehr als 160 Mitarbeitenden gehört Arlewo AG zu den grösseren Akteuren in der Schweiz. Hast du einen Rat für kleinere Bewirtschaftungsunternehmen, die sich auf ihrem Digitalisierungsweg befinden?

Tim Bürgler: Mein Rat an kleinere Unternehmen ist, sich nicht vor der Digitalisierung zu verstecken. Beginnen Sie mit kleinen, aber wirkungsvollen Projekten und wählen Sie Tools, die Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllen. Wichtig ist dabei, das Team von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubinden und Schulungen anzubieten. Eine schrittweise und gut geplante Digitalisierungsstrategie kann erhebliche Effizienzgewinne und Wettbewerbsvorteile bringen. Bleiben Sie über Blogs, Podcasts oder Branchenanlässe informiert und testen Sie in kleinen Pilotprojekten auch einmal etwas Neues oder Ungewohntes aus. Leben Sie eine aktive Neugier vor – so lässt sich die digitale Selbstwirksamkeit Ihrer Mitarbeiter stärken, wovon schlussendlich auch der Endkunde profitiert.

Sehr gute Tipps! Zum Abschluss würde uns noch interessieren: Wie siehst du die Entwicklung der Immobilienbewirtschaftung in den nächsten fünf Jahren?

Tim Bürgler: In den nächsten fünf Jahren wird die Digitalisierung weiter an Bedeutung gewinnen. Der Datenfluss und die Notwendigkeit, verschiedene Quellsysteme zu integrieren, werden dabei deutlich zunehmen. Technologien wie Smart Buildings, das Internet of Things (IoT) und ein wachsendes Bedürfnis nach Verbrauchsdaten im Rahmen der ESG-Anforderungen (Environmental, Social, Governance) erzeugen eine steigende Nachfrage nach Datenanalysen und entsprechenden Reports. Hier kommen neue Herausforderungen, aber auch Chancen auf die Unternehmen zu. Das gleiche gilt für die stetige Weiterentwicklung von KI-Anwendungen. In den kommenden Monaten werden sich immer mehr konkrete Anwendungsfällen manifestieren, wodurch Prozesse, Analysen und Workflows revolutioniert werden. Veränderungen werden in immer kleineren Zeitabständen verfügbar sein und Entscheidungen finden zunehmend ohne unser Einwirken – sondern datengestützt statt.

Und welche Faktoren sind also entscheidend, um auf dem Schweizer Markt erfolgreich zu sein?

Tim Bürgler: Für eine erfolgreiche Immobilienbewirtschaftung werden die Fähigkeit zur schnellen Anpassung an neue Technologien und ein hoher Servicegrad entscheidend sein. Konkret bedeutet dies: Trends verfolgen, mit Neugier auf Veränderungen zugehen und neue Dinge ausprobieren. Gleichzeitig ist es wichtig, die Mitarbeitenden auf dieser Reise zu unterstützen, aber den Faktor „Mensch“ nicht vergessen. Persönliche Beratung und Begegnungen bleiben wichtig, um sowohl intern als auch extern erfolgreich zusammenarbeiten zu können.  

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Vielen Dank für diese spannenden Einblicke, Tim Bürgler!

Sie zeigen deutlich, wie sich Immobilienbewirtschafter durch technologische Innovationen zukunftssicher aufstellen können. Mit einer strategischen Digitalisierung und dem Einsatz moderner Tools wie casavi gelingt es Unternehmen wie der Arlewo AG, den wachsenden Erwartungen ihrer Mieter und Mieterinnen gerecht zu werden und gleichzeitig Effizienzgewinne zu erzielen.

Unternehmen, die den digitalen Wandel aktiv mitgestalten, sich flexibel anpassen und ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg unterstützen, werden langfristig erfolgreich bleiben.

Für kleinere Bewirtschaftungsunternehmen bedeutet dies, den Mut zu haben, erste Schritte in Richtung Digitalisierung zu gehen und dabei stets den Nutzen für ihre Kunden im Blick zu behalten. Denn letztlich geht es darum, durch innovative Lösungen und einen hohen Servicegrad die Zufriedenheit der Mieter und Mieterinnen zu steigern und eine zukunftsfähige Immobilienbewirtschaftung zu gewährleisten.

Mit diesem Ausblick und den inspirierenden Ratschlägen von Tim Bürgler hoffen wir, Ihnen wertvolle Anregungen für Ihre eigene Digitalisierungsreise gegeben zu haben. Bleiben Sie neugierig und offen für Veränderungen – denn die Zukunft der Immobilienbewirtschaftung ist digital und vielversprechend.