Von der Nebenkostenabrechnung bis zur ETV-Einladung: So geht hybrider Briefversand

In Zeiten nachhaltiger Digitalisierung wirkt die Auseinandersetzung mit klassischem Postversand wie aus der Zeit gefallen. Die Registrierungsquote unserer Kunden im Kundenportal liegt mittlerweile deutlich über 60%, wodurch ein Großteil der Kommunikation mittlerweile digital über das Portal und/oder die App läuft. Doch so sehr wir uns bemühen, ganz kommen selbst die größten digitalen Pioniere nicht an diesem Thema vorbei. Sei es, weil vereinzelte Mieter und Eigentümer explizit auf den postalischen Versand bestehen oder gesetzliche Regelungen den Postweg weiter erfordern.

Um hier keine Parallelstrukturen zur angestoßenen Digitalisierung aufzubauen, brauchen wir eine Lösung für den elektronischen Briefversand. Die Antwort bei casavi ist die SmartPost: Hier verbinden wir im hybriden Briefversand den klassischen und elektronischen Versand in einer Anwendung. Sie beauftragen einmalig den Versand und Ihre Kunden legen nach eigener Präferenz fest, ob sie die Bereitstellung über das Portal oder den postalischen Versand bevorzugen. 

Am Beispiel elektronischer Briefversand – oder eben hybrider, wenn Sie die zusätzlichen Funktionen der SmartPost nutzen – lässt sich ganz leicht messbar machen, wie Sie sich mit der Digitalisierung von Prozessen Zeit und Geld sparen: 2024 wurden über die SmartPost 3,84 Millionenen Dokumente mit über 41 Millionen Seiten digital über das Kundenportal bereitgestellt. Nur noch 814.000 Briefe mit 10,2 Mio. Seiten davon wurden zusätzlich noch klassisch auf dem Postweg versendet. Unabhängig vom Zeitaufwand und den damit verbundenen Druckkosten, hat sich damit jeder casavi Kunde im Schnitt 14.550€ binnen eines Jahres alleine an Portokosten gespart – und das ohne große Zusatzaufwände bei der Integration oder Anwendung.

Nebenbei profitiert natürlich auch noch die Umwelt: Wir rechnen hier mit einem äquivalent von 276 Tonnen eingespartem CO², was wieder 1,2 Millionen gefahrenen Kilometern mit einem Standard-Mittelklassewagen entspricht. 

Doch Digitalisierung ist natürlich nicht ein Thema für notorische Weltverbesserer: Die alljährliche Praxis der Nebenkostenabrechnung findet mit casavi in kurzer Zeit dank automatischer Zuordnung statt und statt dem ewigen eintüten und frankieren, übergeben Sie die gesamte Produktion mit einem Knopfdruck an unseren Versanddienstleister. Noch einfacher für Eigentümerversammlungen oder andere Rundschreiben. Um die Anwendungsgebiete zu erweitern, haben wir bei casavi 2024 viel Zeit in die Weiterentwicklung der SmartPost investiert.

2024 war in der SmartPost viel los: Es handelt sich um eine der beliebtesten Funktionen in der casavi Plattform und alleine hier hat sich die Nutzung und das damit verbundene Handling an Daten 2024 um knapp 20% gesteigert. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir viel Zeit in die technische Infrastruktur und generelle Performance in Form reduzierter Ladezeiten investiert.

Im Funktionsumfang haben wir “Einschreiben” als neue Versandoption eingeführt, die Ihnen zusätzliche Sicherheit zum Verbleib und der Zustellung wichtiger Dokumente bringt und für alle Kunden, die unsere SmartPost vorzugsweise für die digitale Bereitstellung von Dokumenten nutzen, haben wir die Zuordnung Anhand verschiedener Dokumententypen ermöglicht. Was kryptisch klingt, heißt in der Praxis, dass Sie ähnlich zu Ihrer Ordnerstruktur am Rechner, Dokumente innerhalb einer Liegenschaft nach verschiedenen Typen sammeln und sortieren können.

Besonders Stolz sind wir auf die Einführung liegenschaftsübergreifender Versanddokumente, was speziell unseren Kunden aus der Wohnungswirtschaft ganz neue Anwendungsmöglichkeiten der SmartPost eröffnet, aber auch in der WEG-Verwaltung breite Anwendung beim Versand z.B. von aktualisierten Hausordnungen oder allgemeiner Informationsschreiben findet.

Fazit

Kurz und mittelfristig können wir auf den klassischen Postversand trotz aller Bemühungen zur Digitalisierung nicht verzichten. Mit der SmartPost bietet casavi Ihnen aber eine technisch ausgereifte Lösung, um den Postversand nahtlos in Ihre digitalen Prozesse zu integrieren und keine doppelten Strukturen aufzubauen. Sollten Sie die Funktion in der Vergangenheit getestet haben, empfehlen wir Ihnen einen aktuellen Blick auf die neuen Funktionen und Verbesserungen, die Ihnen mit dem ersten Briefversand viel Zeit und Geld im Versandprozess sparen können.

Probieren Sie es einfach selber aus oder lassen Sie sich die Funktion im Rahmen einer kurzen Demo durch unsere Kollegen vorführen.