Nachhaltigkeit: Ein Schlüsselbegriff des 21. Jahrhunderts. E-Mobilität, vegane Ernährung und Corporate Social Responsibility (auch: gesellschaftliche Unternehmensverantwortung) sind nur einige der zahlreichen Aspekte, die mit diesem Oberbegriff assoziiert werden. Doch welche Rolle spielt sie in Immobilienverwaltungen? Erfahren Sie, was den Kern nachhaltiger Aktivitäten ausmacht und wie Sie diese ganz einfach in den Alltag Ihrer Verwaltung integrieren.
Nachhaltigkeit in Immobilienverwaltungen
Wenn Sie Forstwirtschaftler:innen fragen, was Nachhaltigkeit bedeutet, werden sie erklären, dass sie nur so viel Holz schlagen, wie auch nachwachsen kann. Die nächste Person, an die Sie diese Frage richten, hat vermutlich eine andere Beschreibung parat. Haben Sie denn eine Antwort im Kopf? Was alle nachhaltigen Bestrebungen gemeinsam haben, ist das langfristig orientierte Denken und Handeln, um ein Gleichgewicht vorhandener Ressourcen sicherzustellen.
Was bedeutet Nachhaltigkeit?
Nachhaltigkeit beschreibt ein ökologisches und ökonomisches Handeln, welches in der Zukunft vergleichbare oder bessere Bedingungen sichern soll, in dem die dazu notwendigen Ressourcen eine schonende Anwendung finden und entsprechend geschützt werden. Wenn wir von nachhaltigen Geschäftsprozessen sprechen, fokussieren wir uns also insbesondere auf die Aspekte Effizienz, Ökologie und Soziales.
Wie bringen Sie als Immobilienverwalter:in eine anhaltende Ausgewogenheit in Ihre Ressourcen? Um das zu verstehen, werfen Sie zunächst einen Blick auf Ihren gewohnten Arbeitsalltag. Bewerten Sie ihn aus ökologischer, ökonomischer oder sozialer Sicht. Gibt es zeitraubende manuelle Aufgaben? Wie viel Papier verbrauchen Sie durchschnittlich? Nehmen Sie die wichtigsten materiellen und immateriellen Ressourcen Ihrer Immobilienverwaltung unter die Lupe. Identifizieren Sie potenzielle „Energieräuber“ und optimieren Sie diese Punkte. Sie haben keinen Plan, wo Sie anfangen sollen? Hier kommen ein paar Ideen für Ihren Start in die Nachhaltigkeit.
Tipps für mehr Nachhaltigkeit
Papierverbrauch reduzieren
Während Sie einen Brief öffnen, wird mal eben ein neuer Aktenstapel auf Ihren Tisch gelegt. Der Drucker hinter Ihnen ist fröhlich am Arbeiten und erzeugt die Einladungen zur nächsten Eigentümerversammlung. Ihnen bleibt jetzt schon die Spucke weg, wenn Sie daran denken, dass Sie noch alle versandfertig machen müssen.
Fakt ist: Der Papierverbrauch in Industrieländern ist immens. Im Jahr 2019 lag der jährliche Pro-Kopf-Verbrauch in Deutschland bei 227 Kilogramm. Dabei gibt es zahlreiche Möglichkeiten, das Papier im Büro zu reduzieren. Ihr Postversand kann beispielsweise durch hybriden Briefversand größtenteils digitalisiert werden.
Vom Rundschreiben, über die Einladung zur Eigentümerversammlung, bis zum Serienbrief für den Versand von Abrechnungen digitalisiert die SmartPost von casavi den zeitaufwändigen Postversand. Die Kombination der klassischen und digitalen Möglichkeiten führt hierbei zur einfachen Akzeptanz bei Ihren Kund:innen und Mitarbeitenden. Verabschieden Sie sich vom Drucken, Sortieren, Kuvertieren, Frankieren von Briefen, schonen Sie Ihr wertvolles Personal und sparen Sie sich letztlich viel Papier, Zeit und Geld.
Standardisierte Prozesse im Team etablieren
Der eine ruft mal eben an, die andere schreibt kurz eine E-Mail. Wissen Sie, wie viele Anfragen täglich bei Ihnen eintrudeln? Welche sind momentan in Arbeit und wie lange dauert die Bearbeitung im Schnitt? Die Bearbeitung von Schadensmeldungen ist eine zeitintensive Haupttätigkeit in Immobilienverwaltungen. Eine fehlende Gesamtübersicht sowie mangelnde Prozesse können wahre Effizienz-Blockaden sein.
Standardisierte und automatisierte Routinen unterstützen Sie dabei, die Bearbeitung der Vorgänge transparenter und Ihren Arbeitsalltag langfristig effizienter zu gestalten. Nutzen Sie beispielsweise Checklisten für die Meldung eines Wasserschadens oder ähnlich häufiger Schäden. An dieser Vorlage können sich Ihre Mitarbeiter:innen, insbesondere neue Kolleg:innen, einfach orientieren.
Vorgefertigte Checklisten finden sich übrigens auch in casavi. So arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team nach einem Standardprozess und sparen sich im Alltag eine Menge Zeit. Der große Vorteil: Bei Abwesenheit können Sie sich gegenseitig elegant vertreten, da Ihre Vorgänge, deren Bearbeitungsstand und die gesamte Kundenkommunikation transparent in casavi hinterlegt sind.
Digital kommunizieren
Wenn Sie Ihre internen Prozesse standardisiert haben, sind sie mittel- bis langfristig vermutlich schneller in der Bearbeitung von Vorgängen. Doch Ihre Mieter:innen oder Eigentümer:innen wenden sich vermutlich weiterhin mit regelmäßigen Rückfragen an Sie. Dies bedeutet ständige Telefonanrufe, ein überfülltes E-Mail-Postfach und somit viel Zeitaufwand Ihrerseits. Es sei denn, Sie bringen auch hier proaktiv mehr Transparenz in Ihre Kundenkommunikation.
Mit einem Serviceportal beispielsweise bündeln Sie zum einen die Anfragen, die Sie per Brief, Telefon, E-Mail oder Direktnachrichten von Ihren Kund:innen erhalten, in einem Kanal. Zudem geben Sie Ihren Mieter:innen und Eigentümer:innen die Möglichkeit, automatisierte Status-Updates über ihre eingesendeten Anfragen zu erhalten. Sie bringen somit nicht nur mehr Struktur und Transparenz in Ihre Prozesse, sondern sorgen auch für einen guten Service sowie langfristig zufriedene Mieter:innen und Eigentümer:innen.
Darüber hinaus bietet Ihnen das Serviceportal einen weiteren großen Vorteil: Alle Mieter:innen und Eigentümer:innen haben einen individuellen Portal Zugriff und können dort ganz einfach Mängel selbst melden oder beispielsweise einen Schlüssel nachbestellen. Als Verwalter:in bekommen Sie alle notwendigen Informationen so vermittelt, wie Sie es für eine optimale Bearbeitung benötigen. Ein einfacher Weg, durch den Sie Ihre Zeit, Nerven und Energien schonen.
Hybride Versammlungen organisieren
Hybride Eigentümerversammlungen (ETV) sind gekommen, um zu bleiben. Sie bieten eine geschickte Möglichkeit, die Teilnahme und eine Stimmausübung von überall durchführen zu können. Die einzige Voraussetzung: eine stabile Internetverbindung. Planen Sie also Ihre nächsten Versammlungen mit digitaler Teilnahme Option. So tragen Sie aktiv dazu bei, Fahrten oder Flüge anreisender Eigentümer:innen zu reduzieren und sparen sich eigene lange Anfahrtszeiten.
Auch die Planung, Einladung, Vor- und Nachbereitung hybrider ETVs lässt sich mit dem passenden Tool ganz einfach digital organisieren. Minimieren Sie neben den unnötigen Fahrten Ihren Papierverbrauch sowie die Kosten für den Briefversand der Einladungen und Protokolle. Teilen Sie diese sowie mögliche Umfrageergebnisse mit den Eigentümer:innen direkt im Anschluss über Ihr Serviceportal. Ihre Kund:innen werden sich über diese moderne, flexible und nachhaltige Lösung freuen.
Nachhaltig wirtschaften mit digitalen Geschäftsprozessen
Wie Sie sehen, gibt es unterschiedliche Ansätze, um in Immobilienverwaltungen nachhaltig zu handeln. Dabei geht es nicht nur um rein ökologische, sondern auch um soziale und effiziente Maßnahmen, die langfristig ausgelegt sind. Im Vordergrund aller Handlungen steht, vorhandene Ressourcen auszugleichen und für die Zukunft zu sichern. Dies gilt sowohl für materielle (zum Beispiel Kosten oder Papier) als auch für immaterielle Ressourcen (wie zum Beispiel Zeit).
Insbesondere die Digitalisierung hilft Immobilienverwaltungen, tägliche Aufgaben und Kommunikationswege nachhaltig zu vereinfachen. Durch digitale Geschäftsprozesse reduzieren Sie Aktenstapel, doppelte Datenpflege und manuell aufwändige Aufgaben. Transparenz, Datenstruktur und Automatisierung bestimmen Ihren Arbeitsalltag.
Sind Sie bereit für digitale Geschäftsprozesse in Ihrer Immobilienverwaltung? Informieren Sie sich jetzt über die Einsatzmöglichkeiten von casavi und nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
